Чем пугает руководителей организаций переход на цифровой документооборот? Разбираем основные стереотипы
Казалось бы, внедрение организацией электронного документооборота должно упростить ее жизнь в целом. Представим, насколько проще станет сотрудникам, когда им больше не придется распечатывать проекты договоров, нести на согласование к руководству, корректировать и снова распечатывать… Не говоря уже потерях времени и расходах на бумагу и картриджи для принтера. Тем не менее переход на электронный документооборот - решительный шаг, сделать который и сегодня рискуют не все и не сразу. Чем пугает переход «на цифру»? Назовем основные причины, или вернее сказать стереотипы, мешающие компаниям организовать свою документацию принципиально по-новому, и приведем свои аргументы «за».
Стереотип 1. Бумажные документы надежнее
Всю свою сознательную жизнь руководители компаний (и их предшественники), придя к согласию в деловых вопросах, собственноручно подписывали бумажные договоры, скрепляя их печатями. Такой уклад нелегко разрушить просто в силу традиции. Главный аргумент руководителей, отдающих предпочтение бумажным договорам, - надежность. Поэтому в компаниях до сих пор ведется документооборот на бумажном носителе: распечатываются товарные накладные, которые затем подписываются руководителем и главным бухгалтером и скрепляются печатью. Так надежнее. Хотя, по правде сказать, кому из ответственных сотрудников не приходилось в таких ситуациях подделывать подпись руководителя?
Известно, что в ЭДО документы подписываются электронной подписью (ЭЦП). ЭЦП владелец получает в одном из удостоверяющих центров, деятельность которых контролируется Минкомсвязи. Электронная подпись - безопасный аналог традиционной подписи, которая подтверждает авторство документа и его подлинность. При помощи ЭЦП руководитель может удаленно заключать договоры с контрагентами, бухгалтер дистанционно сдает отчетность в налоговую службу и ведет «первичку». Электронная подпись представляет собой пакет зашифрованных данных, которые прикрепляются к электронному документу и удостоверяет его авторство. ЭЦП полностью заменяет подпись руководителя компании и синюю печать.
Стереотип 2. Электронные документы можно подделать
Часто компании не торопятся с внедрением электронного документооборота именно из соображений безопасности. Высказывается мнение, что электронные документы легче подделать или же может произойти утечка конфиденциальной информации со стороны оператора электронного документооборота.
Чтобы разобраться с этим стереотипом, придется прояснить, как происходит передача электронных документов.
Информация между сторонами ЭДО передается через защищенные протоколы, а получить доступ в систему ЭДО пользователь может в двух режимах — путем ввода логина и пароля и по сертификату доступа, который выпускается в одном экземпляре. Учетные пароли пользователей хранятся в зашифрованном виде, закрытые ключи сертификатов хранятся у самих пользователей. Следовательно, если в самой компании с отсутствием утечки информации в порядке, утечка из электронных каналов не произойдет.
Что касается операторов ЭДО, их деятельность подлежит обязательному лицензированию, реестр операторов ведет Федеральная налоговая служба, и каждый оператор отвечает перед законом за сохранность доверенной ему информации.
Стереотип 3. У компании слишком много контрагентов, не у всех есть ЭДО
Именно из-за большого количества контрагентов руководители зачастую тормозят процесс перехода на ЭДО: кто-то из партнеров пользуется электронным документооборотом, кто-то — нет.
Но именно обширные партнерские связи – повод для скорейшего внедрения цифрового документооборота, поскольку он в разы сокращает время на обработку документов, согласование и пересылку документов контрагенту. Что касается внесения правок, они могут вноситься и в процессе телефонного разговора с партнером и тут же передаваться ему на подпись.
Стереотип 4. Малому бизнесу ЭДО не подходит
Владельцы небольших организаций или индивидуальные предприниматели зачастую избегают перевода документов «в цифру», наоборот, из-за малого объема документации. По их мнению, затраты на ЭДО для малого бизнеса не рациональны. Дело в том, что внедряя цифровой документооборот на малом предприятии, важно правильно организовать процессы работы с документами внутри компании. Если вложить деньги в цифровизацию процессов, но продолжать вести документацию по старинке - распечатывать все полученные документы, затем утрамбовывать их в бумажный архив, тем самым превращая ЭДО в дополнительное хранилище информации, можно действительно только добавить работы сотрудникам и увеличить расходы компании.
Суть электронного документооборота в полном замещении бумаги «цифрой» на всех этапах: от создания документа до его помещения в архив. Все действия должны происходить лишь по щелчку мыши, только в этом случае компания сможет сократить трудозатраты, курьерские расходы и расходы на печать.
Кроме того, в дальнейшем небольшой компании с ЭДО будет проще нарастить объем документации, расширять бизнес, включить в работу новых контрагентов. И если сейчас фирма меняется с партнерами лишь типовыми договорами, актами и счетами, в будущем все может измениться.
Стереотип 5. Электронный документооборот – это дорого
Стоимость внедрения электронного документооборота зависит от выбранного оператора ЭДО и тарифов. Компания может приобрести пакет услуг, предусматривающий отправку большого количества документов, либо платить за каждую отправку, если у фирмы скромный документооборот. Входящая документация доставляется бесплатно. В любом случае доставка цифрового документа будет дешевле почтовой или курьерской доставки.
Стереотип 6. Бумажные документы проще хранить и сортировать
Такой аргумент против «цифры» может появиться только в силу привычки вести дела на бумаге. На самом деле для хранения бумажных архивов требуется довольно много места, а помещение, отведенное под эти цели, должно быть сухим и хорошо вентилируемым. К тому же если в организации за годы работы с бумагами удалось отладить систему поиска, сортировки, архивирования и хранения документов, порядок в электронной документации обеспечен. Принцип организации документов останется тем же, а вот распечатка станет избыточной.
Надумали внедрить электронный документооборот? Позвоните и узнайте, как это сделать!