Одну и ту же статью закона читаем по-разному
Можно или нельзя принять к бухгалтерскому учету скан-копии первичных документов? В одном из своих последних сообщений Минфин высказывается на эту тему весьма категорично - «нельзя». И ссылается на статью 9 закона «О бухгалтерском учете». Напомним, в этой статье говорится, что каждый факт хозяйственной жизни предприятия должен быть оформлен первичным учетным документом. Документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п.5 ст. 9 Закона от 6.12.2011 г. № 402).
В своем письме (от 2 октября 2020 г. № 03-03-06/1/86376 ) департамент налоговой политики отдельно обращает внимание на то, что «законом №402-ФЗ не предусмотрено принятие к бухгалтерскому учету электронных образов первичных учетных документов». То есть существует только две разрешенные формы первичного документа — оригинал на бумажном носителе и электронный документ с ЭЦП. И третьего варианта не дано.
Однако чиновники еще несколько месяцев назад допускали использование сканированных копий первички. С чем это было связано?
Темы скан-образов ведомство касалось, отвечая на вопросы о мерах поддержки экономики в связи с распространением коронавируса (Письмо Минфина РФ от 22.04.2020 N 03-01-10/32570). Тогда, ссылаясь на тот же закон «О бухгалтерском учете» и Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (приказ Минфина от 06.10.2008 г. №106н), согласно которому в составе учетной политики экономического субъекта его руководителем утверждаются правила документооборота, технология обработки учетной информации и порядок контроля за хозяйственными операциями, Минфин высказывал совсем другую позицию. По мнению департамента налоговой политики, приведенные нормы в их взаимосвязи «не препятствуют использованию в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета». При этом руководитель экономического субъекта как лицо, организующее ведение бухучета и хранение бухгалтерских документов, должен обеспечить соблюдение требований к первичке, установленных законом N402-ФЗ.
Какой вывод можно сделать из этих взаимоисключающих позиций? Во-первых, скан-образы первичных документов можно применять, если это прописано в учетной политике. А во-вторых, делать это можно лишь в исключительных случаях (ст.7 закона №402-ФЗ). Каких — в законе не поясняется. Исходя из темы официального письма можно предположить, что именно ситуацию со вспышкой COVID-19 Минфин считает исключительным случаем, когда допустимо применять скан-копии первичных документов. Однако после прекращения действия неблагоприятных условий организации должны быть предоставлены «исходники», ведь без оригиналов документов скан-образы будут недействительны.