Какие сотрудники не нужны в офисе, и как отправить их на дистанционную работу.
В свете последних событий, связанных с пандемией, перед многими работодателями встал вопрос: отпустить ли офисный персонал на карантин? Руководители, чьи сотрудники побывали в командировке или в отпуске, вынуждены были это сделать. Остальным работникам пришлось выслушать категоричное «нет».
Работодателя можно понять: роспуск сотрудников означает приостановку производства, что, в конечном счете, приведет к снижению прибыли. Кроме того, даже если часть персонала отправить по домам, можно посеять смуту в целом коллективе.
Тем не менее, вредоносный вирус заставил задуматься, кто из сотрудников будет эффективнее именно на дистанционной работе.
С людьми творческих профессий все более или менее понятно – они могут творить и без привязки к офису. А убери рабочего из цеха - встанет весь процесс. Но, как ни странно, без убытка для производства на «удаленку» могут перейти специалисты самой офисной профессии – бухгалтера.
Для начала разберемся, из чего состоит рабочий день бухгалтера.
Что входит в обязанности бухгалтера
Бухгалтер одна из наиболее востребованных профессий в сфере экономики и финансов. Вести бухгалтерию необходимо каждому официально зарегистрированному бизнесу, причем в последние годы многим компаниям стало удобнее держать специалиста «на удаленке». Список обязанностей бухгалтера зависит от масштабов и видов деятельности компании. Когда в штате всего один бухгалтер (он же главбух), ему приходится совмещать сразу несколько направлений работы:
- вести первичный бухучет: принимать, контролировать и обрабатывать первичную документацию (договоры с контрагентами, товарно-транспортные накладные, кассовые и кадровые документы и пр.);
- вести налоговый и управленческий учет;
- составлять и сдавать отчетность в налоговую инспекцию, предоставлять сведения в страховые фонды;
- оптимизировать налоговые затраты;
- начислять заработную плату сотрудникам, выплаты по договорам, НДФЛ, страховые взносы;
- взаимодействовать с кредитными организациями;
- участвовать в инвентаризациях;
- работать с импортом, ВЭД.
На крупных предприятиях список этих функций распределен между сотрудниками. В небольших компаниях все направления деятельности зачастую совмещает один человек. Несмотря на то, что у бухгалтера широкий круг обязанностей, справиться с ними может удаленная бухгалтерия.
Как организовать бухгалтеру удаленное рабочее место
Основная причина, почему многие работодатели делают ставку на удаленных сотрудников, кроется в сокращении затрат на содержание рабочих мест. По этой же причине на аутсорсинг переводится и бухгалтерия. Скажем, если в компании бухгалтер - единственный офисный работник, ему нужно создать условия труда, арендовать помещение для работы. Бухгалтер на аутсорсинге работает без привязки к офису, следовательно, организацию рабочего места он берет на себя. Кроме того, некоторые бухгалтера сами выбирают удаленную работу, поскольку им приходится работать по совместительству.
Главный инструмент бухгалтера – программное обеспечение 1С. Доступ к этому ресурсу благодаря современным технологиям можно получить из любой точки мира, где есть интернет. Для обсуждения текущих задач с работодателем придуман целый ряд мессенджеров, в том числе для дистанционного общения vis-à-vis. Словом, в ход идут все удобные каналы коммуникации, которые делают нас ближе.
Нанимая бухгалтера «на удаленке», работодатель
- экономит на аренде рабочего места;
- оценивает эффективность работы специалиста исходя из результата.
Выгода очевидна и для работника – он может самостоятельно оперировать рабочим временем и трудиться в удобном для себя месте.
Как получить доступ к 1С удаленно
Существует несколько вариантов работы бухгалтера в программах 1С.
· Аренда места на сервере (хостинг). Для этого типа подключения не нужно много памяти на рабочем компьютере. Загружается рабочий стол сервера, после чего на него устанавливается программа 1С. Преимущество этого способа в том, что фирме не потребуется покупать собственный сервер, обслуживать его, держать в штате сисадмина.
· Доступ к базам 1С через собственный сервер компании. На сервере устанавливаются специальные компоненты, после чего открывается доступ к 1С. Такой вариант потребует участия программиста.
· Установка конфигурации 1С на офисный компьютер компании. Этот вариант больше подходит для офисной работы, но и для «удаленки» он не исключен. К примеру, если директор захочет из дома посмотреть отчеты по прибыли или бухгалтер решит выполнить работу вне офиса, они смогут это сделать. На устройстве, где расположена программа, настраивается обработка 1С, которая создает защищенный канал передачи данных, присваивает базе IP-адрес, логин и пароль. По этим данным можно удаленно зайти в базу и выполнить работу.
· Облачная версия 1С. «В облако» можно перенести локальную базу с офисного компьютера. Пользователь облачной версии 1С входит в базу через браузер. Сервис автоматически создает резервные копии и при необходимости обновляет конфигурацию, именно поэтому пользователю не придется беспокоиться об обновлении программы или о сохранности данных своей компании. Облачный сервис предоставляется на условиях аренды.
В Office2b можно оформить в аренду лицензионное программное обеспечение – облачную версию 1С или перенести бухгалтерию вашей компании «в облако» 1С. А если у вас пока нет своего бухгалтера, взять на себя документацию может наша рабочая группа из профессиональных бухгалтеров. На весь период бухобслуживания доступ к облачной версии 1С будет предоставлен бесплатно.
Задавайте вопросы по организации удаленной бухгалтерии по телефону: +7 495 111 75 45.